Assistant(e) ADV et pilotage opérationnel F/HAPEC

Votre mission

Au cœur de l'organisation interne et du bon fonctionnement opérationnel de Vancore, votre rôle est de contribuer à la fois à la vie de bureau, à la gestion des flux et des prestataires, ainsi qu'au suivi administratif et à l'administration des ventes.

1. Administration & vie interne de l'entreprise

Happiness & vie interne

• Participer à l'organisation des séminaires et événements internes.
• Gérer les approvisionnements de biens et produits nécessaires à la vie interne de l'entreprise.

Office management

• Assurer le réapprovisionnement des fournitures et les petits achats du quotidien.
• Participer au bon fonctionnement administratif des bureaux.

Gestion des flux et prestataires

• Gérer les retours clients : réception des colis et du courrier.
• Coordonner les prestataires de services internes : ménage, bâtiment, matériel.
• Organiser les réceptions de marchandises.

2. Gestion des litiges & suivi administratif fournisseurs

Gestion des litiges transporteurs et fournisseurs

• Ouvrir et suivre les tickets de litiges.
• Effectuer les demandes d'avoirs.
• Suivre les réclamations et assurer les relances.
• Catégoriser les retours et anomalies.

Suivi comptable & administratif

• Assurer le suivi et la relance des factures impayées.
• Effectuer le pointage de la facturation via Pennylane.
• Réaliser le rapprochement entre les réceptions de marchandises et les factures fournisseurs pour préparer les paiements.

Suivi fournisseurs & ruptures

• Suivre les ruptures fournisseurs.
• Relancer les fournisseurs concernés.
• Alerter les équipes en cas de retard ou de risque de rupture.

3. Administration des ventes & pilotage opérationnel

Administration des ventes B2B

• Assurer les tâches ADV pour les clients professionnels : devis, commandes, livraisons, SAV.
• Assurer le suivi des demandes clients jusqu'à leur résolution.

Dashboard & suivi opérationnel

• Participer à la mise en place et à la tenue à jour d'un dashboard ADV.
• Participer à la mise en place et à la tenue à jour d'un dashboard de contrôle de gestion de 1er niveau.
• Réaliser un suivi hebdomadaire des indicateurs via Pennylane.
• Produire des reportings simples de suivi opérationnel et administratif.

Votre profil

Vous préparez un diplôme de type : BUT GEA, Bachelor Gestion PME / Gestion des organisations, Bachelor Administration des ventes / gestion commerciale ou équivalent.

Vous vous reconnaissez dans les points suivants :

• Vous êtes organisé·e, rigoureux·se, polyvalent·e et à l'aise pour gérer plusieurs sujets en parallèle.
• Vous avez un bon relationnel, un vrai esprit de service et aimez être au contact d'interlocuteurs variés (équipe interne, prestataires, fournisseurs, clients B2B).
• Vous savez faire preuve d'autonomie, de débrouillardise et gérer les imprévus du quotidien.
• Vous avez une appétence pour les sujets administratifs, la gestion des litiges, l'ADV ou la comptabilité de premier niveau.
• Vous maîtrisez les outils bureautiques, en particulier Excel / Google Sheets, et idéalement des outils de type CRM / ERP.

Les petits plus appréciés :

• Une première expérience en PME / startup.
• Une sensibilité logistique / supply.
• Des bases en contrôle de gestion.
• La maîtrise de l'anglais serait un plus.

Rejoignez l'aventure Vancore !

Qui sommes-nous ?

Tout a commencé avec un road trip inoubliable à bord d'un Mercedes Sprinter aménagé de nos mains. De cette aventure est né Vancore, ex-Mon Fourgon Shop, le site e-commerce qui permet à chacun d'aménager le van de ses rêves, quels que soient son budget et son projet. Aujourd'hui, nous sommes 14 passionnés animés par la même envie : proposer les meilleurs équipements et offrir une expérience client au top.

Pourquoi nous rejoindre ?
Vous cherchez une entreprise à taille humaine, en pleine croissance, où l'esprit d'équipe et la bonne humeur font partie du quotidien ? Vous souhaitez découvrir l'envers du décor d'une PME dynamique, au cœur des opérations et de la vie interne de l'entreprise ? Alors vous êtes peut-être notre futur·e alternant·e Assistant(e) ADV et pilotage opérationnel.