Deux assistants administratifs polyvalents ou assistantes administratives polyvalentesMairie de Toulouse

La Direction Générale Territoires pilote la déclinaison de nombreuses politiques publiques dans les 5 territoires de la métropole. La Direction Générale des Territoires est garante de la réactivité dans la mise en œuvre des projets, dans des logiques de proximité, d'innovation et de transversalité. Au sein de cette Direction Générale, les agents sont responsables de l'amélioration du quotidien de nombreux habitants et usagers du service public. De la conduite de projets d'aménagement au développement social et culturel en passant par la bonne tenue des espaces et bâtiments publics, notre collectif fait vivre les politiques municipales et métropolitaines au service de l'intérêt général.

Placé sous l'autorité directe de la responsable du pôle culture de proximité, au sein de la Direction des dynamiques citoyennes du Territoire Centre, vous contribuez à la gestion administrative des équipements culturels et assurez l'interface avec les services ressources du territoire et des directions thématiques centrales.

Plus spécifiquement, vous êtes référent de la gestion des salles en centre culturel. A ce titre, en lien avec les responsables d'équipement et sous leur supervision fonctionnelle, vous élaborez et formalisez le planning d'occupation.
Vous recevez et analysez les demandes, récurrentes ou ponctuelles, des associations hébergées, des tiers extèrieurs et des services de la collectivité. Vous constituez les dossiers et en contrôlez la complétude et la conformité.
Vous organisez le planning de réservation et paramétrez le logiciel dédié.Vous éditez les autorisations d'occupation temporaire.

Vous assistez les animateurs dans la relation aux associations et le traitement des demandes relatives aux modalités d'usage.
Dans le cadre de la gestion des équipements culturels, vous rédigez des contrats et tout document administratif nécessaire au bon déroulement de l'activité. Vous assurez le suivi du circuit de validation dématérialisé.

Enfin, vous renseignez les tableaux de bord et transmettez les éléments pour l'élaboration des bilans.
Basé dans un centre culturel, vous êtes polyvalent et mobile et pouvez être amené à suppléer d'autres fonctions administratives pour le pôle.

Vous maîtrisez les techniques de gestion administrative et rédactionnelles. Vous savez mettre en forme des documents et prioriser vos tâches pour respecter les délais.
Vous maîtrisez les outils informatiques bureautiques et collaboratifs. La connaissance des logiciels métiers Jesplan et IParapheur serait appréciée.
Autonome et rigoureux, vous disposez d'un esprit de synthèse et d'une aisance relationnelle.
Vous faites preuve d'initiative et d'adaptation et avez le sens de l'organisation.