Assistant(e) de Direction Générale F/HAPEC

Vos missions sont assurées en lien direct avec la directrice générale :

Vie statutaire et gouvernance associative

Gérer et suivre l'organisation des instances associatives :

• Préparer les réunions du Bureau, du Conseil d'administration, de l'Assemblée générale
• Produire les supports associés en lien avec les directions concernées et s'assurer de leur mise en ligne en amont et en aval des réunions
• Organiser les commissions permanentes : élaboration des ordres du jour, participation aux séances, rédaction des relevés de décisions

Veiller au bon fonctionnement de l'association sur votre périmètre de responsabilités :

• Suivre les adhésions, les renouvellements et la gestion des cotisations des adhérents, en lien avec la direction des finances
• Suivre les déclarations volontaires de liens d'intérêt et les attestations d'honorabilité des administrateurs
• Organiser la participation des administrateurs aux différentes événements auxquels ils peuvent participer ou être invités par l'ASEI (séminaire, etc.)
• Assurer la mise à jour de l'espace internet dédié aux administrateurs (documents, convocations, etc.) et la bonne communication des informations

Organiser et animer la dynamique participative de l'association :

• Assurer la préparation et le suivi des élections des administrateurs
• Coordonner les conférences des parties prenantes avec les directeurs de bassin et les administrateurs référents (1 réunion annuelle par bassin)
• Préparer les élections CPP et CVS (en lien avec la direction Qualité)
• Organiser le renouvellement des présidences des CPP (tous les 5 ans)
• Suivre les adhésions et les représentations de l'ASEI auprès d'autres personnes morales
• Assurer les envois réglementaires annuels aux interlocuteurs concernés

Suivi des entités satellites : Fonds de dotation, ASEI sports, Adom'Easy'l

Assurer la veille institutionnelle des structures satellites créées par l'ASEI :

• Veiller au respect des statuts, à la régularité des mandats et aux obligations réglementaires
• Accompagner l'organisation de leurs réunions, la rédaction des ordres du jour et les démarches administratives
• Réaliser les envois réglementaires nécessaires

Support administratif et communication

• Assurer le lien avec l'ensemble des directions du siège
• Préparer et mettre en forme le rapport d'activité du siège social en lien avec les directions du siège social
• Être force de proposition sur son domaine d'activité
• Alerter la directrice générale de tout évènement pouvant impacter la Présidente ou la Directrice générale ou le fonctionnement des instances statutaires
• Participer à l'organisation d'actions et d'évènements associatifs : envoyer les invitations, être un support logistique si besoin
• Participer occasionnellement aux réunions de l'équipe DICORP

Assurer le binôme de l'assistant de la Directrice Générale en son absence :

• Gérer l'agenda, les déplacements et les dossiers de réunion
• Gérer les appels téléphoniques

Participer aux réunions de coordination assistants siège & bassins

Formation : Bac +2 à Bac +3, de type BTS, DUT, Licence ou Licence professionnelle

Expérience : Une première expérience dans une structure associative est souhaitée. Toutefois, les candidatures débutantes motivées seront également étudiées avec attention.

Compétences

Savoir-faire :

• Excellentes compétences organisationnelles
• Très bonnes capacités rédactionnelles, esprit de synthèse, maîtrise de l'orthographe et du style formel
• Bonne maîtrise des outils informatiques
• Capacité à préparer des réunions et en assurer le suivi (ordres du jour, comptes rendus, relevés de décision...)

Savoir-être :

• Forte appétence pour le travail en équipe dans un cadre pluridisciplinaire et associatif
• Réactivité, autonomie, sens des priorités et capacité à s'adapter rapidement
• Confidentialité, discrétion et respect des règles internes
• Sens du service et aisance relationnelle, notamment avec des interlocuteurs aux profils variés (administrateurs, directions, partenaires internes et externes, etc.)

Rejoignez une Association humaniste et engagée pour une société inclusive

L'ASEI, créée en 1950 et reconnue d'utilité publique, est une association qui accompagne les personnes en situation de handicap dans la réalisation de leur projet de vie. Forte de ses 106 établissements et services implantés sur trois régions (Occitanie, Nouvelle-Aquitaine et Île-de-France) et neuf départements, elle rassemble plus de 3 300 professionnels qui accompagnent chaque année plus de 10 000 personnes.

Acteur majeur de l'économie sociale et solidaire, l'ASEI agit pour une société plus inclusive et milite pour garantir l'accès aux droits fondamentaux de tous. Ayant pour principe fondamental l'autodétermination et le pouvoir d'agir, elle intervient dans de nombreux domaines : éducation, soins, emploi, sport, culture, vie affective, intime et sexuelle.

« Agissons pour l'inclusion » : l'ASEI adapte ses modes d'accompagnement pour répondre aux besoins de chaque personne au travers de dispositifs sur mesure, tout en tenant compte de la complexification des parcours ainsi que des envies et besoins individuels, à tous les âges de la vie.

Forts de notre histoire, de nos statuts, de nos valeurs et de la contribution de nos parties prenantes, nous affirmons aujourd'hui notre raison d'être : à l'ASEI, chaque personne est assurée que ses choix seront entendus et respectés, qu'elle pourra mener son projet en visant le plein épanouissement, le pouvoir d'agir, l'accomplissement personnel et la participation, et ce grâce à un accompagnement en transparence et en confiance.

Description de l'établissement :

Vous exercerez vos fonctions depuis le siège social de l'ASEI, situé à Ramonville, au cœur de l'agglomération toulousaine. Il rassemble six directions placées sous l'autorité de la Directrice Générale et assure des missions de pilotage stratégique, de soutien opérationnel et de coordination pour l'ensemble des établissements et services de l'association.