Un chargé ou une chargée de gestion administrativeToulouse Métropole

La Direction Générale des Territoires pilote la déclinaison de nombreuses politiques publiques dans les 5 territoires de la métropole. La Direction Générale des Territoires est garante de la réactivité dans la mise en œuvre des projets, dans des logiques de proximité, d'innovation et de transversalité. Au sein de cette Direction Générale, les agents sont responsables de l'amélioration du quotidien de nombreux habitants et usagers du service public. De la conduite de projets d'aménagement au développement social et culturel en passant par la bonne tenue des espaces et bâtiments publics, notre collectif fait vivre les politiques municipales et métropolitaines au service de l'intérêt général.

Composée d'une trentaine d'agents, la Direction Ressources, rattachée au Directeur du Territoire, assure le support RH, financier et administratif, elle est garante de la cohérence de l'action publique conduite sur le territoire Nord.

Placé sous l'autorité hiérarchique du responsable de la cellule administration générale, vous assurez la gestion de l'ensemble des actes administratifs et le traitement des courriers entrants et sortants en assurant la coordination de la réalisation des tâches concernées si besoin.

Au sein de cette cellule, vous participerez à la gestion globale du courrier, rédigerez les rapports au service des affaires juridiques afin de régler les contentieux entre Toulouse Métropole et les usagers.
A ce titre, vous assurerez la gestion des courriers arrivés, vous effectuerez le suivi des parapheurs ainsi que les envois des courriers départ.
Vous serez en charge du suivi quotidien des mails arrivés en lien avec l'ensemble de l'équipe.
Vous effectuerez la saisie ainsi que la transmission des fiches intervention auprès des services concernés.

Vous assurez la rédaction, la mise en forme et le suivi des courriers réponse et des notes du territoire.

En polyvalence, des missions complémentaires pourront vous être confiées en fonction des besoins de la cellule.

Vous disposez a minima d'un baccalauréat et d'une expérience dans le domaine du secrétariat.
A ce titre, vous maîtrisez les outils bureautiques courants (Libre office, writer, calc, impress, outlook et teams).
La connaissance des logiciels SCOP, SMART, Chronotime et ORION serait un atout supplémentaire
Vous disposez d'un esprit de synthèse, de capacités relationnelles et rédactionnelles, et d'un sens de la communication avéré.
Vous appréciez le travail en transversalité avec les différents services.
Vous savez faire preuve de réactivité, d'adaptation pour prioriser vos actions en fonction des urgences.
Vous savez faire preuve de discrétion et de confidentialité.
Vous avez le sens du service public et appréciez le travail en équipe.
Vous faites preuve de rigueur administrative, êtes force et proposition et pouvez aider à la prise de décision.