Secrétaire Médicale CMP/CATTP ColomiersCH GERARD MARCHANT

Au sein du département de la Haute-Garonne, territoire en constante évolution démographique, le CH Gérard Marchant se présente comme l'établissement de référence dans le domaine de la psychiatrie et de la santé mentale. En ce sens, ses équipes participent chaque jour au rétablissement des personnes grâce à une prise en charge continue et de qualité au sein d'un réseau de centres de soins à Toulouse et en Haute-Garonne.

Membre de la Communauté Psychiatrique de Territoire et du Groupement Hospitalier de Territoire de la Haute-Garonne et du Tarn Ouest, son organisation en secteurs s'articule en lien avec d'autres établissements. Pour la psychiatrie adulte, il existe 8 secteurs partagés entre le CH Gérard Marchant (7) et le CHU de Toulouse (1). Pour la psychiatrie enfants et adolescents, 3 secteurs sont portés par le CH Gérard Marchant, le CHU de Toulouse et l'association ARSEAA.
Le CH Gérard Marchant détient donc une réelle responsabilité populationnelle pour laquelle il a su trouver une organisation lui permettant de cibler l'ensemble de la population, du plus jeune au plus âgé et de prendre en charge des publics vulnérables, tels que les détenus, les étudiants et les personnes en situation de handicap. Il prend en charge plus de 11 500 patients en ambulatoire et plus de 1 950 en hospitalisation par an. Sa capacité d'accueil étant de 605 lits et places.

Il se compose à ce jour de 7 pôles médicaux et de 6 directions fonctionnelles représentant plus de 1 500 agents au service de la santé mentale et animés par une vision humaniste de la psychiatrie. Les opportunités professionnelles qu'il propose sont nombreuses et variées. Nous rejoindre c'est participer au développement de projets innovants, favoriser les liens avec la cité, dé-stigmatiser la psychiatrie et améliorer la qualité de l'offre de soins.

Le CH Gérard MARCHANT recrute un(e) Assistant(e) Médical(e) Administratif(ve) pour un remplacement du 15 juin au 15 septembre 2025, pour son CMP/CATTP de Colomiers.

Les missions du poste :

- Accueil physique et téléphonique des patients, des familles…

- Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité

- Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation de réunions, synthèse...)

- Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, hospitalisation, examens...)

- Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles

- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents

- Saisie des données liées à l'activité médicale (codage)

- Tenue à jour du dossier patient

- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage).

- Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance

Les missions générales du CMP/CATTP de Colomiers sont :

Le centre médico-psychologique (CMP) de Colomiers s'adresse à une population d'adultes de la zone géographique, présentant des difficultés psychologiques ou psychiatriques.

- Organiser des actions de prévention, de diagnostic, de soins ambulatoires et d'interventions à domicile ;

- Apporter du soutien aux familles ;

- Orienter, si besoin, les patients vers des structures adaptées (centre d'accueil thérapeutique à temps partiel, hôpital de jour, unité d'hospitalisation psychiatrique).

Localisation :

La structure est basée au : 45 rue du Prat - 31770 COLOMIERS.

Horaires d'ouverture :

Du Lundi au Vendredi de 9h00 à 17h00.
Fermeture weekends et jours fériés.

Temps de travail :

7h30 par jour du lundi au vendredi avec amplitude de 9h à 16H30.

(Organisation avec le binôme pour assurer la continuité de service).

Autres horaires pour nécessité organisationnelle et pour couvrir les horaires d'ouverture du centre :

Pause méridienne : 20 minutes réglementaires.

Définition du poste :

Gérer et coordonner les informations médico-administratives du patient et contribuer à la délivrance de renseignements d'ordre général, dans son domaine de compétences dans le cadre organisationnel.

Spécificités dans le métier :

Connaissance du vocabulaire médical et du milieu médico-social.

Missions du poste :

- Accueil physique et/ou téléphonique des patients suivis, des familles, des professionnels de santé et du médico-social et transmission de l'information.

- Création, saisie, mise en forme et suivi de documents : dossier médical, rapports, courriers, comptes rendus de réunions, comptes rendus médicaux…

- Création, saisie et contrôle du contenu du dossier patient informatisé ainsi que du dossier papier

- Traitement et mise à jour des courriers, dossiers, documents médicaux : enregistrement, tri, diffusion, classement.

- Envoyer et/ou vérifier le questionnaire de satisfaction

- Classement et archivage des dossiers médicaux

- Planification, organisation et rédaction de l'ordre du jour des réunions, publication de celui-ci aux personnes invitées

- Participation aux réunions avec prise de notes, rédaction du compte rendu et diffusion après validation médicale

- A partir des agendas médicaux, organiser les rendez-vous pour le bon fonctionnement du service

- Gestion et suivi des demandes d'interprétariat

- Contrôle qualité des données DIM

- Divers statistiques peuvent être demandés et extraits.

- S'inscrit dans la démarche d'amélioration de la qualité et de la gestion des risques et des conditions de travail du service

- Contribue à une réflexion sur les pratiques professionnelles des AMA au sein du pôle.

- Réservation mensuelle des VSL pour les patients

- Archivages

Compétences requises par le poste :

Etre détenteur de la formation d'Assistant Médico Administratif.

- Savoir travailler dans la discrétion en situation professionnelle et respecter le secret professionnel (éthique et droits des patients) et le secret médical.

- Savoir s'intégrer et s'impliquer au sein d'une équipe afin de répondre à des objectifs professionnels communs (respect, collaboration, circulation des informations pertinentes…)

- Assurer l'interface personnes soignées, familles, équipe soignante, administration hospitalière, et autres services, y compris extérieurs

- Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes et renseigner ses interlocuteurs en respectant le secret médical

- Adapter son comportement et sa pratique professionnelle aux situations rencontrées

- Gérer les agendas et/ou plannings de l'équipe médicale

- Connaître les outils informatiques et les logiciels métiers

- Prendre des notes, savoir rédiger et présenter un document de façon autonome

- Utilisation du dictaphone (ou autre outil numérique) = pas actuellement

- Analyser, synthétiser, évaluer et transmettre les informations utiles à la prise en charge

- Faire preuve de rigueur, d'organisation et d'autocontrôle dans le travail

- Transmettre aux membres de l'équipe ses connaissances, ses expériences professionnelles et les meilleures pratiques.

Modalités de recrutement :

· Grade d'assistante médico-administrative (Catégorie B).

· Niveau de qualification : diplôme de secrétaire médicale exigé.

· Rémunération selon la grille de la fonction publique hospitalière : 1820 € net.