Coordinateur(trice) Administratif(ve) (H/F)CDEF 31

Le Centre Départemental de l’Enfance et de la Famille de Haute-Garonne (CDEF 31) est un établissement autonome de la fonction publique hospitalière, qui participe à la mission d’aide sociale à l’enfance. Il a pour mission d’accueillir en urgence des enfants âgés de 0 à 18 ans confiés à l’Aide Sociale à l’Enfance, ainsi que des femmes enceintes, majeures ou mineures, et des parents ayant au moins un enfant de moins de 3 ans.

 

Le CDEF 31 est ouvert tous les jours de l’année et dispose d’une capacité d’accueil de 250 places et compte 450 équivalents temps plein (ETP). Son action s’organise autour de deux grandes catégories de services :

• D’un côté, des dispositifs d’accueil et d’accompagnement répartis en différents pôles : pouponnière, groupes d’internat, appartements, familles d’accueil, interventions à domicile, dispositif d’accueil familial, appartements en diffus, etc.
• De l’autre, des fonctions supports qui viennent étayer le fonctionnement des pôles éducatifs : Ressources Humaines, Finances, Logistique, etc.

Le Centre Départemental de l'Enfance et de la Famille de la Haute-Garonne (CDEF31) souhaite recruter un Coordinateur Administratif (H/F) pour ses dispositifs de la Pouponnière et du Pôle Santé :

 

Le poste de Coordinateur Administratif (H/F) est un poste en temps plein, répartis à 50% au sein de chacun des dispositifs. 

 

Le rôle d'un Coordinateur Administratif est d'assurer la coordination et la gestion des plannings de manière à faciliter le quotidien des professionnels et la prise en charge des enfants.

 

Du côté du Pôle Santé, le Coordinateur Administratif (H/F) est responsable du secrétariat et de la gestion administrative des activités.

Pour cela, il sera chargé de :

• Assurer la prise de rendez-vous auprès des professionnels médicaux et paramédicaux ;
• Organiser et veiller à la mise à jour des agendas électroniques des professions médicales et paramédicales ;
• Assurer la réception et le suivi des comptes rendus des partenaires extérieurs ;
• Assurer la création, le suivi et l'archivage des dossiers administratifs et de santé ;
• Vérifier la conformité des documents et les transmettre aux membres de l’équipe médicale ou paramédicale ;
• Rédiger les comptes rendus de réunion et assurer la transmission et mise en forme de ces rapports à l’équipe ;
• Coordonner les tâches administratives quotidiennes (réception et transmission des appels, gestion du courrier, traitement des courriels, etc.) ;

   

Du côté de la Pouponnière, le Coordinateur Administratif (H/F) est en charge de la coordination RH. Ce poste est en étroite articulation avec l’équipe pluridisciplinaire. Le Coordinateur Administratif (H/F) sera en charge de proposer des solutions d’aménagement et de changements, afin d’en faire part à son responsable hiérarchique.

Pour cela, il sera chargé de :

• Mettre à jour et faciliter quotidiennement les plannings des professionnels au regard de l’activité du service (accompagnements, rendez-vous, consultations) ;
• Prendre en compte les contraintes et urgences, afin d’adapter le planning selon les imprévus ;
• Assurer l’équilibre entre les besoins d’accompagnement des enfants et la disponibilité des professionnels ;
• Aider à la gestion administrative afin d’assurer la continuité du service ;

 

Les petits + du métier : Travail en autonomie, collaboration avec des équipes pluridisciplinaires, pluralité des services, gestion administrative, développement de compétences organisationnelles..

 

MODALITES RELATIVES AU POSTE :

• Dispositif d'accueil : Pôle Santé et Pouponnière
• Fonction exercée : Coordinateur Administratif
• Grade : Administratif
• Contrat : CDD de 1 à 3 mois, renouvelable selon les besoins du service
• Date de début de contrat : Dès que possible
• Horaires : Temps plein (35h)
• Grade Administratif
• Temps plein (35h, de 08h à 15h ou de 09h à 16h)
  • 50% Pôle Santé, 50% Pouponnière

Une complémentarité est donc recherchée avec plusieurs compétences relatives aux savoirs, savoir-faire et savoir-être suivants :

 

Savoirs :

• Connaissance des outils bureautiques ;
• Connaissance des réglementations en droit du travail ;
• Connaissance des procédures administratives et gestion des dossiers ;
• Connaissance du secteur de la petite enfance et de la protection de l’enfance ;

 

Savoir-faire professionnels :

• Maîtrise de la gestion des plannings ;
• Compétences communicationnelles et interpersonnelles ;
• Compétences rédactionnelles ;
• Maîtrise des règles de confidentialité ;

 

Savoir-être professionnels :

• Rigueur ;
• Organisation, capacité à prioriser et gérer plusieurs tâches simultanément ;
• Anticipation et capacité à s’adapter aux changements ;
• Travail en équipe ;
• Travail en autonomie ;
• Empathie et compréhension des besoins des enfants et professionnels ;

 

PROFIL RECHERCHE : 

 

Formation : 

• Diplôme exigé : Bac +2 en Gestion Administrative et/ou Secrétariat Médical

 

Expérience : 

• Expérience significative dans un poste administratif, de coordination ;
• Une expérience dans le domaine médical, paramédical et de la protection de l’enfance est un atout ;

 

Les avantages proposés sont :

• Participation aux frais de transports en commun ou vélo ;
• Accès aux prestations du CGOS (vacances, loisirs, billetterie..) ;
• Primes diverses selon les conditions statuaires et contractuelles.