Coordinateur(trice) Administratif(ve) (H/F)CDEF 31

Le Centre Départemental de l’Enfance et de la Famille de Haute-Garonne (CDEF 31) est un établissement autonome de la fonction publique hospitalière, qui participe à la mission d’aide sociale à l’enfance. Il a pour mission d’accueillir en urgence des enfants âgés de 0 à 18 ans confiés à l’Aide Sociale à l’Enfance, ainsi que des femmes enceintes, majeures ou mineures, et des parents ayant au moins un enfant de moins de 3 ans.

 

Le CDEF 31 est ouvert tous les jours de l’année et dispose d’une capacité d’accueil de 250 places et compte 450 équivalents temps plein (ETP). Son action s’organise autour de deux grandes catégories de services :

• D’un côté, des dispositifs d’accueil et d’accompagnement répartis en différents pôles : pouponnière, groupes d’internat, appartements, familles d’accueil, interventions à domicile, dispositif d’accueil familial, appartements en diffus, etc.
• De l’autre, des fonctions supports qui viennent étayer le fonctionnement des pôles éducatifs : Ressources Humaines, Finances, Logistique, etc.

Le CDEF31 souhaite recruter un(e) Coordinateur(trice) Administratif(ve) pour deux de ses services :

 

• La Pouponnière 

La Pouponnière accueille 36 enfants âgés de quelques jours à 3 ans. Ils sont répartis sur 6 unités, en fonction du développement psychomoteur et des besoins psycho-affectifs des enfants. L’équipe pluridisciplinaire (auxiliaires de puériculture, puéricultrice, pédiatre, psychologue, assistante sociale…) accueille les enfants dans la bienveillance et travaille en lien avec les parents. L’accompagnement est individualisé et formalisé afin de garantir le maximum de continuité et de stabilité à l’enfant accueilli.

 

• Le Pôle Santé 

L’équipe soignante est composée de médecins généralistes, d’infirmières, de puéricultrices et d’auxiliaires de puériculture. Le Pôle Santé a une mission d'évaluation de l'état de santé global de chaque usager, de participer à son bien-être et de mettre en place des actions d’éducation à la santé selon les besoins collectifs ou individuels. Dès l’accueil des usagers, un bilan infirmier puis médical est mis en place, puis un suivi selon les besoins et l’âge de l’usager est programmé. Chaque professionnel a un rôle de coordinateur santé référent d’un ou plusieurs services d’accueil. Les accompagnements des usagers aux consultations médicales en médecine de ville sont en partie pris en charge par les professionnels du pôle santé afin d’assurer la continuité du suivi médical dans un souci de respect du secret médical selon le désir de l’usager.

 

Le poste de Coordinateur(trice) Administratif(ve) est un poste en temps plein, répartis à 50% au sein de chaque service. 

 

Du côté du Pôle Santé, le(a) Coordinateur(trice) Administratif(ve) est responsable du secrétariat et de la gestion administrative des activités.

Pour cela, il(elle) sera chargé(e) de :

• Assurer la prise de rendez-vous auprès des professionnels médicaux et paramédicaux du pôle
• Organiser et veiller à la mise à jour des agendas électroniques des professions médicales et paramédicales ;
• Assurer la réception et le suivi des comptes rendus des partenaires extérieurs ;
• Assurer la création, le suivi et l'archivage des dossiers administratifs et de santé ;
• Vérifier la conformité des documents et les transmettre aux membres de l’équipe médicale ou paramédicale ;
• Rédiger les comptes rendus de réunion et assurer la transmission et mise en forme de ces rapports à l’équipe ;
• Coordonner les tâches administratives quotidiennes (réception et transmission des appels, gestion du courrier, traitement des courriels, etc.) ;

   

Du côté de la Pouponnière, le(a) Coordinateur(trice) Administratif(ve) est responsable de la coordination RH du service. Ce poste est en étroite articulation avec l’équipe de puéricultrices et d’auxiliaire de puériculture. Dans le cadre de ce poste, le planning est validé en amont par la Cadre du service. Le(a) Coordinateur(trice) Administratif(ve) sera en charge de proposer des solutions d’aménagement et de changements, afin d’en faire part à son responsable hiérarchique.

 

Pour cela, il(elle) sera chargé(e) de :

• Mettre à jour et faciliter quotidiennement les plannings des professionnels au regard de l’activité du service (ex : accompagnements, rendez-vous, consultations) ;
• Prendre en compte les contraintes et urgences, afin d’adapter le planning selon les imprévus ;
• Assurer l’équilibre entre les besoins d’accompagnement des enfants et la disponibilité des professionnels ;
• Aider à la gestion administrative afin d’assurer la continuité du service ;

Les compétences professionnelles et personnelles requises pour ce poste sont :

Savoirs :

• Connaissance des outils bureautiques ;
• Connaissance des réglementations en droit du travail ;
• Connaissance des procédures administratives et gestion des dossiers ;
• Connaissance du secteur de la petite enfance et de la protection de l’enfance ;

 Savoir-faire :

• Maîtrise de la gestion des plannings ;
• Compétences communicationnelles et interpersonnelles ;
• Compétences rédactionnelles ;
• Maîtrise des règles de confidentialité ;

 Savoir-être :

• Rigueur ;
• Organisation, capacité à prioriser et gérer plusieurs tâches simultanément ;
• Anticipation et capacité à s’adapter aux changements ;
• Travail en équipe ;
• Travail en autonomie ;
• Empathie et compréhension des besoins des enfants et professionnels ;

 Formation :

• Bac +2 en Gestion Administrative et/ou Secrétariat Médical ;
• Expérience significative dans un poste administratif, de coordination ;
• Une expérience dans le domaine médical, paramédical et de la protection de l’enfance est un atout ;

 Modalités de travail :

• Grade Administratif
• Temps plein (35h, de 08h à 15h ou de 09h à 16h)
• 50% Pôle Santé, 50% Pouponnière

 CDD de 3 mois